10 שיעורים שלמדתי על פרודוקטיביות

485
0

מי לא רוצה להיות יותר פרודוקטיבי? לעשות יותר בפחות זמן, למצוא זמן לתחביבים ולחוש את הסיפוק שבהשגת מטרות וסיום משימות.

הפרק הבא כולל 10 שיעורים שלמדתי על פרודוקטיביות:

  1. פרודוקטיביות היא מלכודת אם אינה משרתת מטרה – מה הסיבה שבשבילה אתם רוצים להיות יותר פרודוקטיביות?
  2. פרודוקטיביות היא תוצר לוואי של גוף ומוח בתחזוקה גבוהה – שינה כושר ותזונה הם הבסיס הפיזיולוגי והפסיכולוגי של מיקוד והישגים
  3. צרו לכם סביבה שמכניסה אתכם לפלואו ולמצב של עבודה עמוקה
  4. מינימום הסחות דעת – היו נוקשים עם הגבולות שלכם, במיוחד עם עצמכם
  5. תכתבו רשימת משימות – למחוק אותן זה כיף 🙂
  6. שיטת פומפדורו – עבדו במקצבים של עבודה הפסקה. לדוגמה 25 דקות עבודה מרוכזת ו5 דקות הפסקה – וחוזר חלילה
  7. הבוקר הוא המפתח – נצלו את שעות הבוקר בהן כח הרצון שלכם עדיין לא נוצל. טיפ למקצוענים, התחילו עם המשימה הקשה ביותר בהתחלה.
  8. השתמשו באוטומציות למשימות משעממות שחוזרות על עצמן
  9. קבעו זמן למיילים ולווטסאפ – אל תהיו זמינים תמידית למי שאתם לא חייבים
  10. ניהול זמן:
    1. בצעו תכנון שבועי שימו מראש את כל מה שאתם מתכננים ורוצים לעשות השבוע בלו”ז – טיפ למתקדמים – תעשו ריוויו בסוף השבוע
    2.  קבעתם משהו חדש? יש לכם משימה לבצע – תקבעו את זה כפגישה ביומן. אם זה לא בלו”ז הסיכוי שלכם להשיג אותה יורד פלאים.

בואו נדבר על השיעורים בהרחבה:

פרודוקטיביות 101: 10 שיעורים מעשיים להגברת המיקוד והיעילות

פרודוקטיביות היא היכולת שלנו להסתכל מטרות ולהוציא אותן אל הפועל ביעילות. כולנו שואפים לנצל טוב יותר את זמננו, להספיק יותר בפחות מאמץ, ופשוט “להיות טובים יותר” במה שאנחנו עושים.

אבל פרודוקטיביות היא כישור שדורש אימון ופיתוח, כמו כל מיומנות אחרת. הפרקים הבאים יציגו בפניכם 10 שיעורים מעשיים שלמדתי על פרודוקטיביות, שיכולים לעזור לכם לשפר משמעותית את המיקוד, היעילות וההסתכלות שלכם.

פרודוקטיביות צריכה מטרה

השיעור הראשון הוא שפרודוקטיביות חייבת להתחיל עם תשובה ברורה לשאלה “למה?”.

למה בכלל אנחנו רוצים או צריכים להיות פרודוקטיביים? מהי המטרה האמיתית שעומדת מאחורי הרצון הזה?

בלי סיבה ברורה, פרודוקטיביות יכולה בקלות להפוך אותנו למין רובוטים של יעילות שקופצים בין משימה למשימה, מבלי להבין לאן ולמה.

אנחנו הופכים לעבדים של ה”עשייה” ומאבדים את המטרה האמיתית.

<br>

כדי למנוע מצב זה, חשוב לקבוע יעדים ברורים ותכליות שלובות לפרודוקטיביות שלנו:

  • האם אנחנו רוצים יותר זמן פנוי לפיתוח תחביב או בילוי עם המשפחה?
  • האם אנחנו שואפים להגדלת הפוטנציאל ההשתכרותי שלנו על ידי עבודה יעילה יותר?
  • האם אנחנו פשוט רוצים יותר שלווה ומנוחה בחיים?

רק כאשר יש לנו מטרה ברורה, הפרודוקטיביות שלנו באמת תשרת אותנו ותוביל אותנו לחיים מספקים ומאושרים יותר.

<br>

זכרו: אנחנו בני אדם, לא מכונות! מותר לנו להיות עצלנים לפעמים ולנוח. אל תהפכו את הפרודוקטיביות למטרה בפני עצמה, אלא לכלי שעוזר לכם לחיות טוב יותר.

בריאות הגוף והנפש הם הבסיס

השיעור השני הוא שפרודוקטיביות נובעת מגוף ומוח בריאים וחזקים.

יש קשר ישיר בין אורח חיים בריא ותזונה נבונה לבין היכולת שלנו להתמקד ולבצע משימות ביעילות גבוהה יותר.

תזונה

כאשר אנחנו אוכלים ארוחות מזינות עם פחמימות מורכבות, חלבונים ושומנים בריאים, רמת האנרגיה שלנו נשארת יציבה יותר לאורך שעות העבודה.

לעומת זאת, סוכרים ופחמימות פשוטות גורמים לנו לעליות וירידות חדות ברמת הסוכר – ובעקבותיהן גם ברמת הריכוז והמוטיבציה.

ארוחת שעריים כבדה גם גורמת לנו לחוות ירידה בביצועים אחר הצהריים.

<br>

אם נקפיד על דיאטה מאוזנת עם אחוז גבוה של ירקות, פירות ודגנים מלאים, נוכל לשמור על יציבות אנרגטית ופוקוס גבוה יותר במשך כל שעות היום והלילה.

שינה

שינה איכותית חיונית אף היא לשמירה על רמות אנרגיה גבוהות ויכולת ריכוז מצוינת.

חוסר שינה כרוני פוגע משמעותית בתפקוד של המוח שלנו וביכולת שלנו להיות פרודוקטיביים – הן בטווח המידי והן בטווח הארוך.

פעילות גופנית

אימוני כושר גם הם משפרים משמעותית את תפקוד המוח ואת היכולת שלנו להתמקד ולבצע משימות מורכבות.

אימון גופני גורם לשחרור הורמונים וכימיקלים במוח שתורמים לפוקוס, לזיכרון וללמידה.

<br>

אז כדי ליהנות מפרודוקטיביות מרבית, וודאו שאתם מקפידים על אורח חיים בריא הכולל תזונה נבונה, שינה הולמת ופעילות גופנית סדירה. זו הדרך לספק למוח שלכם את התנאים האופטימליים לביצועים גבוהים!

יצירת סביבת עבודה אופטימלית

השיעור השלישי הוא על חשיבות יצירת סביבת עבודה שתאפשר לנו להימצא במצב זרימה אופטימלי (Flow State).

אנחנו כולנו שונים בצרכים שלנו. יש אנשים שזקוקים לסביבה שקטה לגמרי כדי להתרכז, בעוד אחרים מסוגלים לעבוד עם מוזיקה או רעשי רקע.

יש כאלו שעובדים טוב יותר בישיבה ואחרים מעדיפים עמידה או הליכה.

חלקנו זקוקים למסך אחד בלבד בשביל להתמקד, בזמן שאחרים מרגישים בנוח עם שני מסכים.

<br>

על כן, מומלץ להתנסות ולמצוא מהם התנאים האידיאליים עבורכם – אלו שמאפשרים לכם להיכנס בקלות למצב זרימה ולהפיק את המיטב מעצמכם.

ברגע שמצאתם את הסביבה המושלמת, כדאי לשמר אותה ולחזור אליה בכל פעם שאתם צריכים לבצע משימה חשובה או מורכבת.

הפחתת הסחות דעת למינימום

השיעור הרביעי הוא אולי הקריטי ביותר, והוא על מינימום הסחות דעת בזמן העבודה.

אם אנחנו באמת רוצים להגיע לפרודוקטיביות מרבית, עלינו “לנתק” את עצמנו מכל גורם שיכול להפריע לנו או להסיח את דעתנו – החל ממכשירים אלקטרוניים וכלה בבני אדם.

השתקת מכשירים

כאשר אנחנו יושבים לעבודה, מומלץ לכבות את הטלפון או לפחות להעביר אותו למצב שקט.

ניתן גם “להשתיק” התראות מאפליקציות שונות שיכולות להפריע לנו.

רצוי לסגור לחלוטין דפדפנים ולהימנע מגלישה ובדיקת מיילים בזמן העבודה על משימה.

בידוד מהסביבה

אם אנשים אחרים יכולים להיכנס בקלות לחלל העבודה שלנו, מומלץ למצוא דרך “לבודד” את עצמנו מהם לפרקי זמן שבהם אנחנו זקוקים לריכוז מוחלט.

ניתן לעשות זאת על ידי סגירת הדלת, הצבת שלט “אין כניסה”, או יציאה למקום שקט יותר כמו ספרייה או גינה ציבורית.

<br>

על ידי מיקוד כל האנרגיה ותשומת הלב שלנו אך ורק במשימה שלפנינו, נוכל להגיע לפרודוקטיביות גבוהה בהרבה מאשר בסביבה “רועשת” ומסיחת דעת.

רישום וסימון משימות

השיעור החמישי הוא על רישום וסימון משימות – אחת השיטות היעילות והפשוטות ביותר לניהול עצמי ופרודוקטיביות.

פשוט קחו דף ועט בכל בוקר, ורשמו את כל המשימות שאתם מתכננים או צריכים להשלים במהלך היום.

לאחר מכן, בכל פעם שתשלימו משימה – סמנו אותה כך שתדעו שהיא בוצעה.

יש אפקט פסיכולוגי מאוד מספק ומעודד בעצם הסימון והמחיקה של המשימות.

סימון המשימות נותן לנו תחושת השגת מטרה וסיפוק מיידיים, ומעודד אותנו להמשיך ולסמן עוד ועוד משימות.

בנוסף, כאשר אנחנו רואים משימות שכבר הושלמו ונמחקו מהדף, זה נותן לנו דחיפה נפשית להמשיך לקדם את שאר המשימות.

קחו פחות על עצמכם

עם זאת, חשוב לא להיסחף. קל מאוד לרשום עשרות משימות בבוקר, אך סביר להניח שלא נספיק לבצע את כולן.

לכן מומלץ להתמקד בעקרון פרטו: תבחרו את המשימות החשובות ובעלות הערך הגבוה ביותר עבורכם, והשאירו את היתר בצד או למחרת.

אל תנסו “לשבור שיאים” בכמות היעדים שאתם מציבים לעצמכם. זה לא המדד הנכון לפרודוקטיביות או הצלחה.

שיטת “פומדורו” לעבודה אינטנסיבית

השיעור השישי מציג שיטת עבודה הנקראת “פומדורו”.

השיטה פותחה על ידי סטודנט איטלקי שחיפש דרכים לשפר את המיקוד והריכוז שלו בזמן לימוד למבחנים.

מהי בדיוק שיטת הפומדורו?

היא מבוססת על חלוקת העבודה למקטעים (פומאים) של 25 דקות, שלאחריהם נלקחת הפסקה קצרה של 5 דקות בלבד.

וחוזר חלילה.

25 דקות של עבודה אינטנסיבית וממוקדת.

5 דקות למנוחה, כוס קפה, או פשוט מתיחות קלות.

שעון הגווניה

מדוע השיטה נקראת “פומדורו”?

בגלל שהיא מבוססת על שעון גווניה ישן שהיה בשימוש נרחב בעבר, במיוחד בתנורים.

השעון הזה פעל על סיבוב ידני של ציר, וצורתו כמו גווניה. מכאן הכינוי “פומדורו”.

הבוקר מפתח לפרודוקטיביות יומית

השיעור השביעי אומר שהבוקר הוא המפתח לפרודוקטיביות של כל היום.

גם אם אתם “ציפורי לילה” באופי שלכם, מומלץ מאוד לנצל את שעות הבוקר ולהקדיש אותן למשימות הכי חשובות ומורכבות.

אנרגיה ומוטיבציה בשיאן

זאת מכיוון שבשלב זה של היום, רמות האנרגיה, המוטיבציה וכוח הרצון שלנו נמצאות בשיאן לפני שהן מתחילות לדעוך.

אם נקדיש את השעות הללו למשימות פחות חשובות או מאתגרות, נבזבז “דלק יקר” שכבר לא יעמוד לרשותנו מאוחר יותר.

לעומת זאת, אם נתחיל את היום עם המשימות הכי קשות וחשובות, נרגיש תחושת מסוגלות והישגיות שתלווה אותנו לאורך שאר היום.

אז אל תשאירו את הדברים החשובים לסוף. תפתחו כל בוקר במלוא האנרגיה, ותמיד תרגישו בנוח עם עצמכם יותר.

אוטומציה לייעול משימות חוזרות

השיעור השמיני הוא על שימוש באוטומציה כדי לחסוך זמן ולהגביר פרודוקטיביות במשימות חוזרות.

ישנן פעולות רבות שאנחנו עושים שוב ושוב באופן זהה או דומה, בין אם בחיים האישיים ובין אם בעבודה.

לדוגמה:

  • מילוי טפסים כגון חשבוניות או דוחות
  • תיאום פגישות
  • עריכה ופרסום של תוכן דיגיטלי
  • יצירת תזכורות והתראות

במקום לבזבז זמן רב על ביצוע ידני של משימות כאלה שוב ושוב, אפשר להטמיע אוטומציה שתבצע אותן עבורנו.

כלים ואפליקציות אוטומציה יכולים לחסוך לנו שעות רבות של עבודה ידנית מייגעת.

הם גם מונעים טעויות אנוש הנובעות מעייפות או חוסר קשב.

דוגמאות

ישנם כלים רבים לאוטומציה, החל מפלטפורמות בתשלום ועד לאפליקציות חינמיות.

לדוגמה Zapier ו-IFTTT מאפשרים לחבר בין אפליקציות שונות כך שהן ידברו ביניהן ויבצעו אוטומטית פעולות עבורנו.

כלי נוסף שכדאי לבדוק הוא פלטפורמת Make של חברת Integromat, המציעה מגוון רחב של תהליכי אוטומציה לעסקים.

קביעת שעות קבועות לבדיקת תקשורת

השיעור התשיעי קשור קצת לרביעי והוא על חשיבות קביעת שעות קבועות ביום לבדיקת הודעות ותקשורת.

במקום להיות זמינים ו”פנויים” כל הזמן לכל מי שרוצה משהו מאיתנו, מומלץ להקצות חלונות זמן ספציפיים במהלך היום לטיפול בהודעות, תגובות ובקשות.

לדוגמה ניתן לבדוק מיילים פעמיים ביום – אחת בבוקר ואחת אחר הצהריים. וואטסאפ ורשתות חברתיות אפשר לבדוק רק אחרי שעות העבודה.

כך נמנע מ”חטיפת” תשומת לב קצרה ושטחית לאורך כל היום, ונוכל להתמקד לפרקי זמן ארוכים יותר במשימות החשובות.

אנשים חשובים יודעים כמובן שבמקרי חירום הם יכולים תמיד להתקשר אלינו. אבל כל היתר יצטרכו להמתין לשעות הקבועות.

תכנון שבועי ויומני בלוקים

ולבסוף, השיעור העשירי הוא על חשיבות תכנון שבועי מראש של כל המטלות והפעילויות שלנו, ורישומן ביומן בלוקים.

אנחנו צריכים לשבת בהתחלת כל שבוע, ולתכנן בצורה מסודרת את כל מה שנרצה או נצטרך לעשות בימים הקרובים.

זה כולל:

  • משימות עבודה
  • פגישות ושיחות
  • מטלות בית ומשפחה
  • זמני לימוד או תחביבים
  • וכל דבר אחר שחשוב לנו להספיק

עם רשימה שבועית ברורה, נוכל להקצות לכל פעילות “בלוק זמן” בלוח השנה שלנו או ביומן.

כך נדע מראש היכן נמצאים “החורים הלבנים” שבהם אפשר לתכנן ולהוסיף משימות ומפגשים נוספים.

תכנון שבועי הוא כלי הכרחי לניהול זמן יעיל. הוא מונע מצב שאנחנו “מגיבים” לדברים ברגע האחרון וחיים חיים כאוטיים.

עם ראייה מראש של השבוע, נוכל לפעול בצורה יזומה ופרואקטיבית הרבה יותר.

זו הייתה סקירה תמציתית של 10 השיעורים החשובים ביותר שלמדתי על נושא הפרודוקטיביות. אשמח לשמוע בתגובות אם יישמתם חלק מהעצות ומה היה ההבדל שזה עשה עבורכם!

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

דילוג לתוכן