בפרק זה היה לי הכבוד לארח את איתמר עלאיוף – מומחה ויועץ לניהול זמן ופרודוקטיביות.

בפרק דיברנו על:

• מה זה בכלל זמן?
• מה זה בכלל ניהול זמן? האם זה רלוונטי לחיי העבודה בלבד, או גם לחיים האישיים?
• מה ההבדל בין ניהול לניהול עצמי וניהול אנרגיה?
• מה הקשר בין התפתחות אישית וניהול זמן?
• איך אפשר להסביר את מחסור הזמן שחווה הדור שלנו לעומת דור הורינו, למרות כל הטכנולוגיה והכלים שזמינים עבורנו ולא היו זמינים עבורם?
• איך ניהול זמן יכול לעזור לנו להיות יותר בפוקוס ולקדם את המטרות שלנו?

ניהול הזמן שלנו – המפתח לחיים ממוקדים ומאוזנים

בפרק האחרון בפודקאסט מיינדסט, מארח שלומי חסטר את איתמר עליוב, מומחה בתחום ניהול זמן ופרודוקטיביות. השיחה מתמקדת באחד הנושאים החשובים והמאתגרים ביותר עבורנו – איך לנהל את הזמן שלנו בצורה אפקטיבית ובריאה.

מהו בעצם ניהול זמן?

שלומי פותח ומסביר שניהול זמן הוא למעשה היכולת האסטרטגית שלנו לחיות חיים מלאים ומשמעותיים יותר, תוך מימוש החלומות והמטרות שהצבנו לעצמנו.

איתמר מוסיף שזו יכולת הנוגעת הן לעולם האישי והן המקצועי שלנו. המטרה העיקרית של ניהול זמן טוב היא לא רק פרודוקטיביות ויעילות, אלא חיים מאוזנים ובריאים יותר, עם מיקוד במה שבאמת חשוב לנו כבני אדם.

אתגרי ניהול הזמן שלנו

עם זאת, שלומי מדגיש שבמיוחד לנוכח הגירויים וההסחות האינסופיות שאנו חשופים אליהם כיום, האתגר של ניהול זמן הופך להיות מורכב וקשה הרבה יותר.

לדברי איתמר, מצד אחד יש לנו יותר כלים וטכנולוגיות שיכולים לסייע בניהול יעיל יותר, אך מנגד אנחנו מוצאים את עצמנו עמוסים ועם פחות שליטה על הזמן שלנו.

איך מתחילים לנהל נכון את הזמן?

אז מהם הצעדים המעשיים שאפשר לנקוט כדי לשפר את ניהול הזמן שלנו?

איתמר מציע גישה המבוססת על 4 שלבים עיקריים:

1. איסוף ומיפוי משימות

ריכוז כל המטלות, רעיונות ומחויבויות שלנו במקום אחד – המטרה בשלב הראשון היא ליצור רשימה שלמה ככל האפשר של מה שאנחנו צריכים או רוצים לבצע.

אפשר לעשות זאת בכל כלי ניהול משימות, למשל אפליקציות כמו Todoist, Trello ועוד. חשוב גם לכלול מטלות מהעבר שנותרו תלויות.

הרעיון הוא לשחרר את כל אלה מהראש, וליצור תמונה בהירה של ה”חובות” והמטלות שלנו במקום אחד.

2. תיעדוף משימות

סדר עדיפויות על פי דחיפות וחשיבות – בשלב הבא עוברים על הרשימה ומדרגים את המשימות על פי סדר קדימויות.

אפשר לעשות זאת למשל על ידי קטגוריות או תיוג, צבעים, מספר עדיפות וכדומה.

לדוגמה, במטריצת אייזנהאואר משתמשים בטבלה עם 4 רמות דחיפות/חשיבות.

3. תיחום בזמן ותכנון

קביעת לוחות זמנים ספציפיים לביצוע – שלב מפתח שלדברי איתמר חסר ברוב שיטות ניהול הזמן.

אנחנו נוטים ליצור רשימות משימות, אבל לא קובעים מתי בדיוק נבצע כל אחת מהן.

על ידי שיבוץ משימות בלוח השנה או יומן, אנחנו “שמים ריבוע בלוז” – כלומר, יוצרים מחויבות זמן אמיתית.

4. ביצוע בפועל

לבסוף, עלינו לבצע את המשימות במסגרות הזמן שתוכננו. זוהי כמובן המטרה הסופית של כל תהליך ניהול הזמן.

טיפים נוספים לניהול זמן אפקטיבי

פרט ל-4 השלבים המרכזיים, איתמר חולק עוד מגוון רעיונות וכלים יעילים:

התחל בצעדים קטנים

חשוב לא להתחיל בתוכניות יומרניות מדי שאי אפשר באמת לעמוד בהן.

יש לצבור הצלחות קטנות, שהופכות להישגים משמעותיים יותר לאורך זמן.

תחם גירויים והפרעות

כדאי ליצור “שעות שקט” במהלך היום שמיועדות למשימות הדורשות ריכוז עמוק יותר, ללא הפרעות.

לדוגמה, ניתן להשתיק את הודעות הטלפון או לעבוד בחדר נפרד ושקט.

טכניקת “פומדורו”

שיטה שפותחה על ידי פרנססקו סירילו, ומתבססת על משך זמן קצוב (15-25 דק’) שבו מתמקדים במשימה אחת בלבד, עם הפסקות ביניהם.

המטרה היא לשפר את המיקוד והאפקטיביות שלנו.

סקירה ותכנון שבועי

סיכום והערכה של ההתקדמות השבועית שלנו, ותכנון מחודש של השבוע הבא על סמך הלקחים.

סיכום – כיצד ניהול נכון של הזמן משפר את חיינו

ניהול זמן אפקטיבי יכול להשפיע עמוקות על איכות החיים שלנו, שכן הזמן הוא המשאב הבסיסי והמוגבל ביותר שיש לנו כבני אדם.

איתמר מסכם שבסופו של דבר, ניהול נכון של הזמן שלנו מאפשר לנו חיים של מימוש עצמי, חירות ואושר.

על ידי הפניית הזמן והאנרגיה שלנו למה שבאמת חשוב ומשמעותי עבורנו, אנחנו יכולים למצות את הפוטנציאל שלנו כבני אדם ו”לגלוש על הגלים” במקום לטבוע או להיסחף.

כפי שאומר איתמר, אנחנו לא יכולים לשלוט ב”זמן” עצמו, אבל ביכולתנו לנהל את עצמנו בתוכו בחכמה, למען חיים טובים ומשמעותיים יותר.

קצת על איתמר:

איתמר עלאיוף החל את המסע שלו בתחום של ניהול זמן ופרודוקטיביות לפני כ-14 שנים – ראשית בתור חייל וקצין ב-8200, לאחר מכן המשיך בסטארטאפים ובשנים האחרונות עבד ב-Google.

הוא הקים את N-Zman כדי לייעץ, להדריך וללוות ארגונים ואנשים בתהליך אישי כך שיוכלו לתכנן ולנהל את הזמן והמשימות שלהם (בשעות העבודה ומחוצה לה) בצורה יעילה, רגועה ובכלים שהכי נוחים ומתאימים להם.

לאחרונה הוא העביר הרצאות וסדנאות בארגונים גדולים כמו שירותי בריאות כללית ובחברות הייטק כמו Payoneer וזכה לעבוד 1:1 עם אנשים שעובדים בחברות המובילות בתעשייה כמו Microsoft ו-Wix.

קישור לאתר: www.n-zman.co.il